顛末書|文例やサンプル、書き方について

顛末書はビジネス上で交通事故など不祥事(不始末)が生じたときに必要なビジネス文書ですね。 顛末書は日常的に書くものではなく、また書きたくない文書なので、いざ書くとなると書式や書き方に困ってしまいますね。また一つ間違えると始末書になってしまいます。 このサイトでは顛末書の書き方やフォーマット(書式)、文例などサンプル(見本)、始末書・理由書との違いについて書いていきます。

文例は

      2014/12/25

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顛末書の文例を考えていきましょう。

文例は「交通事故」「火災」「器物破損」「備品の紛失」など、
いろんなパターンが考えられますが、いずれの場合も発生原因から経過・結末までいきさつをしっかり書くことが重要です。

特に発生原因について重点を於いてください。

事故やミスなどの不始末をした時は謝罪すること以上に、不祥事が起きた原因理由をはっきりさせる事が大事です。
そして、今後再発しないように誓うといったものなのです。

文例と書き方のポイント

工場内の機器の操作ミスで操業が停止してしまった時の顛末書の文例です。

あて先は・・社長宛や工場長宛になります。
タイトルは・・・”顛末書”でいいです。
日付を明確に・・・平成○年○月○日

文頭の文例としてはこのような感じです。

○月○日△工場で製作機械の一部が使用不能となり、操業ができない事が数時間に及ぶ状態となりました。

というように、まず、いつどこで何か起こったのかと言う結論をもって来ます。

そして、次に経緯を記載します
その経緯は、次のとおりです。」というようにつなげます。

ここでに記載は必ず客観的に経緯を書かなくてはなりません。
どのような状態のときに、そのトラブルが発生したかを述べます。
次のような文例が考えられます

当該機械の操作手順を知る主担当のオペレーターに代わって、技術習得の為に操作を行なったが、誤った手順で操作したために、異常稼働状態にとなりシステムの緊急停止が行われ操業不能となった。

のように事実を詳しく述べます。順序どおり、事実を述べていきます

最終的に起こってしまった事故に対しての反省のことばに再発防止対策案を述べます。文例としてはこんな感じです。

今後は速やかにこのような不始末発生の防止策を立案し、改めてご報告とご検討をお願いする所存でございます。

のように、反省の言葉を述べます。
この時に既に再発防止策が決定して場合は記載を行います。

他の注意点

不始末は先に述べたようにいろいろな事が発生しますが、いずれの場合も顛末書で明らかにするべきなのは
原因、経緯、結果、損害、そして、被害額などです

そして、その内容が過失である場合はその経緯、動機つまり原因が何より大切にになります。

また、箇条書きにするようにしたほうがよいかもしれません。
というのは、説明内容が長くなるとわかりづらいからです。

特に事故の経緯などを書く場合は完結な表現がいいでしょう。
いつ、どこで、だれが、何をしたのか、その結果どのようなマイナスがおきたかを具体的に書くようにします。

反省意識がどこかに感じ取られる表現を盛り込み、無機質な文面にならないようにしましょう。

まとめ

顛末書の文例で書き方やポイントについて記載しました。

社内へ提出する、社外へ提出する
備品の紛失、交通事故、交通違反、火災、客先でのトラブル

と、具体的な文例は他の記事で記載しておりますので、ご参考になさってください。

顛末書は始末書と違い、詫びを入れるビジネス文書ではありませんが
反省の意が相手に伝わるように心がけて書くのが適切だと考えます。

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 - サンプルや文例、例文を記載, 顛末書の書き方

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