顛末書|文例やサンプル、書き方について

顛末書の文例を見ていきましょう。

文例は「交通事故」「火災」「器物破損」「鍵などの紛失」など、
いろんなパターンが考えられますが、いずれの場合も発生原因から経過・結末までいきさつをしっかり書くことが重要です。
特に発生原因については重点的を於いてください。
事故やミスなどの不始末をした時は謝罪すること以上に、不始末が起きた原因理由をはっきりさせる事が大事です。
そして、今後再発しないように誓うといったものなのです。

例えば、工場内の操作ミスで操業が停止してしまったことに対しての顛末書の文例を見て見ましょう。
あて先は、社長宛や工場長宛になります。
タイトルは顛末書でいいでしょう。
日付を明確にします。平成○年○月○日

文頭の文例としてはこのような感じです。
「○○工場で製作機械の一部が使用不能となり、操業ができない事が数時間に及ぶ状態となりました。」
というように、まず、いつどこで何か起こったのかと言う結論をもって来ます。

そして、次に経緯を記載します
その経緯は、次のとおりです。というようにつなげます。
ここでに記載は必ず客観的に経緯を書かなくてはなりません。
どのような状態のときに、そのトラブルが発生したかを述べます。

次のような文例が考えられます
「当該機械の操作手順を知る別のオペレーターが代わって操作を行なったが誤って変更前の手順で操作したために以上作動状態にとなり、システム上のトラブルが発生し、操業不能状態となった」
のように事実を詳しく述べます。順序どおり、事実を述べていきます。

最終的に、起こってしまった事故に対しての反省のことばを述べます。
文例としてはこんな感じです。
「今後は、速やかにこのような不始末発生の防止策を立案し、改めてご報告し、ご検討をお願いする所存でございます。」
のように、反省の言葉を述べて進退伺いをするというようにします。

不始末は先に述べたようにいろいろな事が発生しますが
いずれの場合も顛末書で明らかにするべきなのは原因、経緯、結果、損害、そして、損害額などです。
そして、その内容が過失である場合はその経緯、動機つまり原因が何より大切にになります。
また、箇条書きにするようにしたほうがよいかもしれません。というのは、説明内容が長くなるとわかりづらいからです。

特に事故の経緯などを書く場合は完結な表現がいいでしょう。
いつ、どこで、だれが、何をしたのか、その結果どのようなマイナスがおきたかを具体的に書くようにします。
反省意識がどこかに感じ取られる表現を盛り込み、無機質な文面にならないようにしましょう。