ビジネス文書としての てん末書

顛末書もビジネス文書の一種であります。
では、てん末書を含むビジネス文書のしくみを探ってみましょう。

まず、ビジネス文書の書式です。
これは、社内文書に限らなくともビジネス文書全体のおおまかなルールというものがあるのです。

まずここを理解し、頭にいれておかなければ、てん末書どころではありません。

ビジネス文書である社内文書の書き方では基本の基本が存在しますので、そこだけは抑えておくべきでしょう。

全体のしくみを知っておくだけでも、てん末書などビジネス文書は誰にでも立派に書けるようになるものです。

今の時代はありとあらゆるビジネス文書のテンプレートなどがネット上に出回っていますから、それらを参考にすることもいいでしょう。

顛末書の書き方としての文体は、事実を報告するためにあるという性質から、本文部分はですます調であってもいいわけですし、である調であっても、それはどちらでも構いません。

また、箇条書きにするようにしたほうがよいかもしれません。
というのは、説明内容が長くなるとわかりづらいからです。
特に事故の経緯などを書く場合は完結な表現がいいでしょう。

いつ、どこで、だれが、何をしたのか、その結果どのようなマイナスがおきたかを具体的に書くようにします。
反省意識がどこかに感じ取られる表現を盛り込み、無機質な文面にならないようにしましょう。まずは、文型についてです。

まず、頭語と結語の関係ですが、拝啓、前略と敬具、敬白との間には、以外にも厳密な取り決めがあるものです。

これは覚えるしかりません。
知らなかったでは、書き手の教養すら疑われますから、このような基本だけはしっかりとおさえておくべきです。

これはビジネスマンである前に、日本人としての最低限の常識でありますから、しっかりと身につけてください。

つぎに、必ず、時候の挨拶を使います。
どのようなビジネス文書あっても、いきなり内容から入ることはありえません。時期に合った時候の挨拶を入れるのは、日本にしかない、実に美しい風習です。こちらも必ず守りましょう。

こうした遺産を守っていくためにも、時候の挨拶をもっと多用して、しかも多彩に使い分けましょう。
そして、相手方の安否の挨拶と感謝の挨拶をいれます。

ビジネス文書では、ますますご清祥のことと、といった安否の挨拶と感謝の辞は絶対に不可欠なのです。
単なるルールというだけでなく、ビジネス文書であるがゆえに、無味乾燥なものとなりがちです。

こういったビジネス文書に、一服の清涼感すら与えてくれます。
このようなテクニックも進んで持っておくべきでしょう。