顛末書|文例やサンプル、書き方について

顛末書はビジネス上で交通事故など不祥事(不始末)が生じたときに必要なビジネス文書ですね。 顛末書は日常的に書くものではなく、また書きたくない文書なので、いざ書くとなると書式や書き方に困ってしまいますね。また一つ間違えると始末書になってしまいます。 このサイトでは顛末書の書き方やフォーマット(書式)、文例などサンプル(見本)、始末書・理由書との違いについて書いていきます。

書き方は?

      2014/12/25

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顛末書の書き方はどのようにすればよいのでしょうか。
書き方について考えてみます。

顛末書は自分や部下がおかした失敗の一部始終(事の顛末)を報告するために書きます。

ビジネス文書として定められた書き方やフォーマット(書式)があるわけでなく、いろんな書き方があります。

書き方のパターンは

顛末書は直属の上司、他部課宛、社長、得意先など報告する相手によって書き方が変わります。

社内宛の書き方は、簡易的な文書で済ます事が多いですが
社外宛のの書き方は、自社の信用をなくさない様きっちりした書式で得意先に報告します。

この場合、社内で定められたフォーマット(書式)や、先輩たちが過去に提出した顛末書の文例があればそれをテンプレートとして使うのがいいでしょう。

また、おかした不祥事の重要性によっても書き方は変わってきます。

顛末書を初めてかかれる方は、自社の定められた様式が存在しない場合でも、先輩などに相談し以前に書かれた書面があれば見本にさせてもらいましょう

顛末書は必ず上司のチェック(添削)がありますので、すごく良いと思われるネット上のサンプルよりも、以前に書かれた書面の方がチェックが通過しやすいですよ。

書く内容の概略

事実関係をありのまま報告するのがこのビジネス文書なので
トラブルの原因・経緯・結果・対策(防止策)をしっかり書きます。

社内宛の場合は交通事故・火災(ぼや)・備品破損・発注ミス・遅刻など
大体このような時に顛末書を書きます。

社外宛の場合は納入機器のメンテナンスのミスや納品物の不良で客先に迷惑をかけた時に書きます。

始末書と混同されることが多いですが
詫びの言葉や反省を綴った書き方をするのが始末書で
顛末書にはそのような言葉は書かず、事の一部始終を書く報告書になります。

文章の表現方法は

文面の書き方としは現実を報告するための文書であることから、本文は「ですます調」でもかまいませんし、「である調」で書いても構いません。

できれば、箇条書きをお勧めします。
なぜかというと、説明内容が長くなるとわかりづらくなったり、読みづらくなったりするからです。

特に事故の経緯・経過などを書く時は完結な表現が好まれます。
いつ、どこで、だれが、何を冒し、結果どのような損失が発生したかを具体的に書くようにします。

反省意識がどこかに感じ取られる表現を盛り込み、無機質な文面にならないようにしましょう。

まとめ

ミスやトラブルを起こして、顛末書を書くことになりとても落ち込まれる方もおられます。

しかし
本当に重要な不祥事をおかした場合は始末書などを求められます。
顛末書はしっかり事情を報告し、再発防止に心がけろってビジネス文書ですので
これを気に職務に慢心すればいいと考えます。

書き方はビジネス文書の書籍やネットで文例やサンプルを探すと
沢山記載されてますのでいろいろと参考になります。

でも、そのまま使用すると不祥事にそぐわない文書になることもありますので
テンプレートとして使用する仕方には注意が必要ですよ。

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 - 書式やフォーマット・テンプレートなど, 顛末書の書き方

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