顛末書|文例やサンプル、書き方について

顛末書はビジネス上で交通事故など不祥事(不始末)が生じたときに必要なビジネス文書ですね。 顛末書は日常的に書くものではなく、また書きたくない文書なので、いざ書くとなると書式や書き方に困ってしまいますね。また一つ間違えると始末書になってしまいます。 このサイトでは顛末書の書き方やフォーマット(書式)、文例などサンプル(見本)、始末書・理由書との違いについて書いていきます。

雛形の作り方

   

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顛末書の雛形について作り方を確認しておきましょう。
雛形の作り方は顛末書だけでなく、ビジネス文書全般の作り方に使っていただけます。

まず、文書番号をつけます。ビジネスの進行上、保存した雛形の照会に便利なように、文書の内容や種類、取引先などで分類して、雛形番号番号をつけることが常識となっています。
そして、作成年月日です。これは雛形を作成した日付になります。
次に、文書の中に誰宛であるのか、宛先は正式名称をフルネームで記入します。特にビジネス文書では基本的に名称などは略しません。「これは雛形だから、 使用時に修正するから適当でいい」ということもありますが、実際に雛形を参照して作成したときに修正ミスを犯します。適当に書くなら「XXXXXXX」な ど目立つ表記にしておきます。

そして、本文です。まずは、件名を書きます。顛末書の基本形式としてもビジネス文書はわかりやすさが命です。ひと目ですぐ内容がわかるように、一番上に大きく記入します。

次に、頭語です。社内宛ての雛形には必要ないですが、得意先(社外)の雛型には必要で拝啓が一般的です。

前略は急用や相手が親しい仲である場合に使用し、ビジネスではそこまで頻繁には使われません。

そして、挨拶ですが、一般的なビジネス文書であれば必要です。季節を表した挨拶、感謝の言葉や相手の繁栄を喜ぶ内容を記入しまが、顛末書には不要なので雛形にも書きません。

そして、主文に入ります。ここでは、用件を示す部分です。結論から入って、徐々に詳細へと展開していくのが基本形式です。ビジネスの文書はわかりやすさが命ですので簡潔に書きましょう。

そして、結びの挨拶となりますが、顛末書などの社内文書のときは不要です。文の結びとして、ビジネス業務上の挨拶や文書の目的を記入します。結語も社内文 書のときは不要です。そして後付けとして、記書きです。

本文に記入するとわかりにくくなるような内容を、箇条書きで簡潔にまとめます。顛末書の余ようなビ ジネス文書ではわかりやすさが重要なので、要点をまとめて書きましょう。

雛形を作成するのは顛末書に限らず、ゼロから書き出すのはなかなか難しいものです。

実際に作成された顛末書を集め、パターン別、宛先別に分類し雛形化するのがベストです。それぞれの書き方を参照し汎用性のある雛形を作成しましょう。

また作成した雛型には個人の名誉もありますので参照元の提出者氏名は使わないようにします。

また、参照する顛末書がない時はビジネス文書の書き方の書籍は沢山ありますので、購入するなどしてそこから引用し雛形を作成するのもいいと思います、

ただし、丸々コピーするのではなく自社用にカスタマイズし雛形としましょう。

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 - 書式やフォーマット・テンプレートなど

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