顛末書|文例やサンプル、書き方について

顛末書には、時に重大な事故の場合もあります。
いろいろな似た文書で始末書、理由書、進退伺いなどもあります。

まず、始末書とは、責任を明確にするための文書です。
不始末である事故・失敗・トラブル・就業規則違反等により、会社の名誉や信用を傷つけたり、会社に損害を与えた場合に、不始末を反省し、深く詫び、再び不始末を起こさないことを誓う文書なのです。
ですから、内容も厳しいものでなくてはなりません。
記載事項としては、原因・理由・事実関係、自分自身の責任に関して、反省・陳謝・誓約、あれば、損害を賠償する旨などは盛り込まれます。

そして、顛末書は、事実関係を明確にするための文書です。
事故・失敗・トラブルが発生した場合に、原因や事実関係を報告する文書です。
理由書とも呼ばれます。
ですから、記載事項としては、事故・失敗・トラブル等の原因・理由・事実関係、そして、反省・陳謝となります。

また、進退伺いは、重大な不始末を起こした場合に、自分の進退について会社に指示を仰ぐ文章となるのです。
例えば、交通事故の場合のポイントとマナーをみていきましょう。
交通事故で書く場合は、自分で判断せず、会社の指示に従いましょう。

交通事故で書く場合は、
事故・失態の原因・理由・事実関係を簡潔に説明することから始まります。
性質としては、事の顛末を説明するということです。
事故・失態の発生状況が複雑な場合には、詳細を記載した報告書を別に作成しましょう。
交通事故の顛末書を書く場合は、あくまでも客観的な事実だけを書くようにしましょう。
あまり、主観的な言い訳がましい文面にならないよう十分注意しましょう。
交通事故の自分の非を素直に認め、誠意をもって詫びる姿勢が大切なのです。

交通事故の顛末書は、事実を伝えるものであるので、
パソコンやワープロで作成したものでもかまいませんが、
出来れば、自筆で作成したものを提出したことにこしたことはありません。
最終的には、会社の上司の指示を仰ぎ、細心の注意を払い作成しましょう。
形式的に書くものだという意識になると、大変心の無いものになってしまいます。
自分の犯した事故で、会社に何らかの迷惑をかけたことを自覚し、心から詫びるつもりで書きましょう。

ビジネス文書といえど、心が入るのと入らないのでは、その後の流れも大きく変わってくると簡単に予想できます。